三元食品：协同办公更轻松

　　 　　“一些人朴实低调，也许不善言辞、不爱表现，可他们诚信、务实，在关键时刻往往能够挺身而出。我们不难发现，这种人的‘人缘’更加实在、稳固而长久。”北京三元食品股份有限公司(下称三元食品)董事长张福平曾这样说。

　　　　从地方经营到全国覆盖

　　　　低调务实或许正是三元食品的企业文化。记者经了解后发现，三元食品的业务范围早已不仅局限于北京，它通过改制、上市、收购、重组等动作，目前已经在内蒙古海拉尔、河北迁安、河北石家庄、天津静海、广西柳州等地建立了十六大生产基地，销售网络覆盖全国50多个省、市及地区。同时，三元食品拥有北京麦当劳50%的股份，并作为主要供应商为其提供奶酪等乳制品，拥有澳大利亚三元经贸有限公司、湖南太子奶集团生物科技有限责任公司、北京三元梅园乳品发展有限公司等诸多全资子公司或控股子公司。

　　　　日益庞大的企业规模，遍布各地的子公司、生产基地和营销网络，无疑为三元食品的内部办公与协作带来挑战，建立便捷统一的协同办公平台迫在眉睫。在一个漫天飞雪的上午，《中国计算机报》记者来到位于北京大兴的三元食品总部，采访了三元食品协同办公平台项目经理马满生等项目亲历者，与她们交流协同办公平台等企业信息化建设和应用心得。

　　　　“虽然三元食品从一个地方性国营企业发展到业务覆盖全国各地的上市公司，但其原有的经营管理模式却显得十分落后。”马满生说。

　　　　“我们业务扩展得很快，例如南口工厂、双桥工厂、西三旗工厂等单位的批示、请示、合同审批等纸质文件的签署，都需要专门送过来，再经过逐级审批。如果哪位审批人不在，文件就压在他的办公桌上。曾经有一个合同压了两个月，最后经办人都不知道这个合同到哪儿去了。”马满生向记者描绘了三元食品曾经的公文审批场景。

　　　　合同审批效率提高170%

　　　　2011年4月，三元食品开始踏上信息化的协同办公之路。马满生介绍：“为了解决这些问题，我们当时从公文审批和合同审批开始做起。随着应用的深入，我们在协同办公平台上逐渐增加了即时通信、手机签核、会议管理等诸多模块。”目前，三元食品协同办公平台系统基于IBM Lotus Domino在三元总部、技术中心、工业园以及液态奶事业部、送户事业部、干酪事业部等多个组织进行了实施。

　　　　三元食品的协同办公平台包含了公文管理、会议管理、参观管理、员工培训管理、合同管理、财务流程管控、供应链管理、项目管理、促销等市场活动管理、报表查询、手机签核、企业信息发布管理、个人事务等诸多模块。在IBM协同解决方案的协助下，三元食品现在只需8天即可完成合同申请的相关审批，最复杂的合同申请流程效率提高了170%，而之前手工审批合同需要14~21天;目前付款申请可以在4~5天内完成，而之前的手工操作一般需要5~7天。　实际上，三元食品通过协同办公平台的应用，不但提升了办公效率，还减少了差错，规避了纸质合同签发过程中存在的风险。马满生解释说：“纸质合同通常只在最后一页签字，始终存在着在签字后将前面的内容换掉的风险。现在，通过电子化的文档和签章，从根本上规避了合同被篡改的风险。”

　　　　三元食品的管理是按业务划分的，在公文审批的时候，各个审批人会按照各自负责的业务对文件进行把关。“过去，经常是下一个审批人不知道上一个审批人的意见是什么。现在，通过协同办公系统的联动，每个人都可以看到流转过程中各个节点上的审批意见，这样可以加强沟通，也更利于对公文、合同的整体审批和把控。”马满生介绍。

　　　　多部门协作

　　　　IBM软件集团大中华区协作解决方案技术经理徐刚向记者介绍，三元食品协同办公平台系统是一个非常典型的企业级协同信息化系统。它除了办公流程电子化、提供更好的即时通信能力和获得报表的能力外，对于企业有效管控则是另外一个重要的作用。

　　　　2011年12月，三元食品总部、技术中心、工业园等诸多部门迁到了北京大兴的工业园区中，新的厂房、设备、实验室与办公环境让企业焕发青春，也吸引了社会各界的目光。“由于有很多参观接待任务，我们开发了一套用于参观管理的软件系统。”马满生介绍，“但是在参观接待的过程中，可能需要会议室、影音室等各种设施。这些又分别由不同的部门管理，而在接待的时候时常产生协同的问题。例如业务部门与参观接待部门发生使用会议室的冲突。”

　　　　利用协同办公平台，三元食品把所有部门的管理整合在了一起，让各个部门能够有效地协同。“以前一有参观接待，我们就手忙脚乱的，一个部门一个部门通知，楼上楼下地跑。有了现在的系统，就可以让各个部门很好地协作，大家都可以非常从容地完成接待任务。”马满生说。

　　　　通过参观管理系统、会议室管理与整个协同平台的整合，信息化的协同系统让三元食品各个管理部门和业务部门能够很好地协作，共同完成参观接待任务。同样，三元食品利用协同平台在强化了企业内部管控的同时，也让非流程化的信息可以顺畅地传递。“流程固化意味着企业员工处在流程中的每一个或某几个环节中，为了一定的业务而协同工作。三元食品的即时通信、多方会议系统等非流程的沟通则可以把员工从固化的流程中解放出来。通过协同平台，可以把非流程的与流程中的每个环节叠加在一起。”徐刚说。

　　　　易于开发是关键

　　　　“在国内，协同管理是从办公系统演变而来的。它属于典型的管理支撑系统，所以必须自上而下地强力推行。而当大家逐渐熟悉之后，就会出现一些诸如社交商务这样的自下而上的行为。”徐刚对记者说。

　　　　三元食品协同办公系统的应用过程也同样符合这样的情形。“待处理文件提醒、审批留痕等功能都是在实际应用的过程中提出来的，然后交给技术人员进行逐项的实施。”马满生说，“这套系统我们使用得比较得心应手，就是因为最终用户参与到开发过程中，结合自身的工作特点和需求对系统进行了优化。”

　　　　三元食品信息部经理张铁军则表示，选择IBM Lotus Domino正是由于它的易用性和可开发性。“办公自动化系统的后续调整工作会有很多，随着企业的发展会不断增加新功能，所以我们尤其强调办公自动化系统一定要我们自己可以开发，而且很容易开发和维护。此外，IBM Lotus Domino的技术十分成熟，合作团队又有着丰富的经验，所以我们选择了IBM的产品。”

　　　　协同办公平台不是一蹴而就的项目。马满生介绍：“做这个系统我们进行了大量的投入，同时我们也正在培养一个好的团队。协同办公系统的成功应用，对提升公司的业绩很关键，所以我们还会继续努力地去做，不断地进行调整和完善。”

　　　　记者手记

　　　　“老国企”的新活力

　　　　在三元食品总部，记者俨然看到了一个现代化的企业。毫无疑问，与现代化的生产、物流、办公环境相匹配的，应该是现代化的管理方式。协同办公、ERP这样的信息化应用不仅扮演着降本增效的角色，更成为规范业务流程、改进企业管理方式的工具。

　　　　马满生说：“办公自动化系统刚开始推行的时候，大家还没有用电脑办公的习惯，很多人觉得网上办公没有纸质的方便。为了推行办公自动化，我们规定凡是纸质文件一律退回，不予签批。通过强力推行，现在包括公司高层领导在内的各级员工都养成了网上处理文件的习惯。”

　　　　在三元食品这样的“老国企”，信息化为其带来了办公方式和管理方式的转变，让它焕发出了高效、快捷的新活力。在协同办公这个典型的信息化应用中，IBM Lotus Domino实际上为三元食品建立了一个全面支撑各类业务与各个组织、制度与流程固化、灵活适应业务变化、保障业务正常运行并具备移动办公能力的平台，帮助其实现了高效快捷的管理与协作。（wy）