ERP优化工程管理资源配置

 

　　在中国建筑科学研究院的院子里，两栋深色调的大楼巍然耸立，楼顶用楷书撰写的“中国建筑科学研究院”几个大字令人在千米之外即能快速地锁定它的方位。这两栋由建研院人自主设计的办公楼，其中一栋尚在后期施工阶段，于不久将全面投入使用。

 

　　中国建筑科学研究院创建于1953年，原隶属于建设部。2000年10月1日，由科研事业单位转制为科技型企业，现隶属于国务院国有资产监督管理委员会，是全国建筑行业最大的综合性科技研发机构，扮演着中国建筑工程行业领头羊的角色。

 

　　2001年，通过集成中国建筑科学研究院原建筑结构研究所、建筑工程软件研究所、工程抗震研究所、建筑材料研究所等优势资源，建研科技股份有限公司（简称：建研科技）成立。其科学研究及业务范围涉及到工程建设的各个领域，从建筑结构设计到工程施工、造价、建筑环境与节能等等不一而足，仅在软件与信息化这一领域，今年就有12个研究课题。

 

　　在建研科技内部，分有管理部门、事业部、子公司和研发中心四大职能部门。而在事业部下，就有信息化软件事业部、设计软件事业部、工程咨询事业部、综合设计事业部、宣贯培训事业部这5个事业部。

 

　　在信息化软件事业部里，主要提供PKPM信息化解决方案和产品，是面向建设行业产业链全过程、涵盖项目的全生命周期的动态管理。面向建设行业“政府信息化板块”、“房地产信息化板块”、“设计院信息化板块”、“施工信息化板块”由管理系统和专业技术类软件组成。

 

　　信息化涉及行业应用案例有：建筑工程领域、市政工程领域、冶金安装工程领域、石化工程领域、房地产开发领域、港湾建设工程、铁路道桥工程领域、政府监管领域、装饰装修领域、水利工程领域等。

 

　　2012年4月9日，经过新改良的建研科技综合管理信息系统正式上线，这一系统就是由信息化软件事业部来完成的。这一系统平台覆盖了建研科技下属所有子公司以及事业部。该套系统自2007年1月8日正式启动以来，经过了4余年的变更，如今将被彻底翻新。

 

 

 

　　在企业经营规模扩张、业务机构重组的大背景下，2011年，公司根据自身情况订立了三年战略规划，现有的信息系统远远无法满足业务需求。

 

　　企业决策、管理层及各职能部门无法及时充分地了解合同执行情况，管理与监控信息流通不畅，拉低了整体的办事效率。信息传递的速度不尽如人意，传统的方式难以确保准确性、时效性，都是旧系统的硬伤。

 

　　而在公司三年战略规划面前，这些壁垒需要一一扫除。对业务的综合管理控制是此次改进的首要目的。这主要体现在：基于合同的债权债务管理。以成本为核心、合同为主线，深入到企业最终决策。业务部门管理者、职能部门以及公司上层领导能够综合统计分析数据，进行决策分析，最终实现企业的决策层、业务管理层、项目执行层之间的业务协作。

 

　　本着工作流程系统化、规范化、科学化的原则，自2011年2月24日开启项目启动会后，经过了3个月的时间完成项目需求调研详细报告，项目正式开始执行。2011年10月9日，在建研科技股份有限公司信息化软件事业部项目团队的共同努力下，第一轮系统原型最终确认完成。

 

　　最终版本的综合管理信息系统于今年4月上线，包括行政管理、人力资源管理、科研管理、经营管理以及财务管理等五方面管理内容，囊括了个人办公、协同办公、科研管理、人力资源管理、经营管理以及财务管理六个大功能模块。

 

　　系统优势初现

 

　　距离2012年4月份信息系统在公司正式投入使用，时间过去近5个月，其优越性越来越被基层员工与主管领导所认可。

 

　　项目企业方信息化主管、企业发展部段秀芝，作为系统建设的具体负责人及应用者，自应用基于ERP的综合管理信息系统以来，她对公司流程逐渐走向规范、严谨、高效深有体会。

 

　　自综合管理信息系统投入使用后，逐步建立了公司各个分公司从“决策层→职能管控层→业务管理层”自上而下的全透明的公司信息网络，确保信息能够真实、及时、完整地到达决策层手中，为公司经营决策提供科学的手段与依据。

 

　　除此以外，新的ERP系统对公司人、财、物、信息资源进行全面整合，促进职能部门、上下级单位之间更好地沟通协调，各类信息数据保证一次录入、快速共享，避免重复性的录入工作，大大提高了公司的内部运作能力及外部执行力。

 

　　更重要的一点是，EIS综合管理系统建立起公司和各个业务管理部门的统一风险监控平台，加强了异常和重大经营财务事项的监控与反馈，对于公司来说，更方便对下属事业部以及分子公司的监控，降低了整体运营风险。

 

　　在风险控制上，新的系统也考虑更完善。增加了账款催收提醒、债权债务管控以及合同综合查询等功能。“例如公司经营、财务数据可以查询，领导、科室根据自己的权限，能够随时审阅所有经营合同，包括合同的评审、变更、进度、收支等所有相关内容。”系统实施项目经理、建研科技信息化事业部副主任惠跃荣举例说。经营风险的管控功能设置是其中的重点，也是一大挑战。

 

　　基于信息化平台的系统搭建

 

　　建研科技综合管理信息系统是在EIS2012信息平台基础上的定制开发，而EIS是由信息化软件事业部下设的平台室自行开发的，这大大降低了后期的开发难度，同时增强了系统的灵活度。与传统较为生硬刻板的系统相比，基于SOA架构下的EIS2012，更像是一个大舞台上上演的种类纷繁的舞蹈。

 

　　基于平台的组件化开发采用“主板加插件”的模式，业务架构平台是系统各模块运行的基础平台，在此基础上再进行各业务模块的开发。采用该模式的好处在于，业务模块需求发生变更时，只需要修改更新相关业务模块。

 

　　“有一些固定的模块在平台上是有的，然后再在这个基础上进行二次开发。真正的深层次的开发由平台室来完成，定期地给项目经理进行各种各样的培训，这样就把我们的开发难度降低了。”惠跃荣说道，“ERP都是利用SOA架构来实现的，包括移动办公。开发平台是我们开发的核心。”

 

　　有了信息化平台，剩下的工作就变得简单了。各部门在开发过程中，除了运用拖拉拽的方式，将平台中既有的如权限、流程、预警、报表等模块进行排列组合外，还可以针对各部门的具体要求，来进行企业的组织架构，快速搭建出符合自身需求的信息化系统。在基于SOA架构下的平台，具有广泛的包容性和可变性。

 

　　系统内数据交互广泛采用XML技术，非常容易就能实现系统内部数据交换格式的统一和兼容，从而实现系统与外部第三方软件的数据交互或系统集成，实现系统后台的数据库无关性，进而达到增强系统的开放性和扩展性的目的。

 

　　正因为如此，对于既为本企业进行平台架构，也为客户方提供相应服务的建研科技股份有限公司信息化软件事业部来说，大大节省了具体项目的运作成本。一个七八十人的项目团队，划分成十余组，每个组也就五六人。

 

　　十余个项目组分别有专业偏向，如擅长施工企业、房地产等等。基于EIS 2012信息化平台的系统搭建，更加体现出资源的优化配置。“做信息化项目时，底层模块、专业服务、别的软件室零件都可以调用，这样他只是起到了一个装配工的功能，其他的专业的零件都是由其他室专业人员生产的。”惠跃荣补充道。

 

　　深入决策管控，消除信息孤岛

 

　　一直以来，传统国有企业部门与部门间的壁垒可见一斑。深入到部门之间的综合管控与协调，更像是纸上谈兵。

 

　　“国企最大的问题就是要打破部门之间的边界，现在可以通过授权得到解决。系统进行数据整合，领导便可以对权力范围内的经营状况一目了然。”段秀芝说到这套综合管理系统的另一大优点。BPM流程驱动的业务过程管理围绕产品设计，以流程为主线，能够整合多方的数据与资源。

 

　　系统采用的面向服务架构（SOA），具有松散耦合、粗粒度的服务、标准化接口和操作平台无关性等众多优点，能够保证勘察设计企业快速共享现有的遗留系统，降低信息化成本。SOA 架构也可以方便企业之间资源整合,不仅打破职能部门以及企业之间的沟通壁垒，还能进一步实现勘察设计企业的数据、服务和应用集成。

 

　　很早以前公司也存在信息孤岛，惠跃荣说道，究其原因，主要在于建筑工程行业分工精细，各平台软件间互相独立，针对性强又缺乏兼容性。“纯粹是面向施工企业在生产过程中的某一个环节上运用的一个软件，只解决某个具体问题。”与信息化平台相结合后，各个部门的协作变得十分容易了。“它不仅仅是一个数据共享的平台，也是通过数据来完成业务流程的平台。”惠跃荣说。

 

　　一项业务从申报开始，经过决策层和职能部门间若干回合的修改、审定，最后敲定执行，这一系列流程均在系统中进行。在建立起企业的决策层、业务管理层、项目执行层之间的业务协作平台后，没有了地点、部门间的隔阂，业务的操作显得更为流畅，满足了企业从宏观到微观的项目管理过程监控。

 

　　深入到决策层，这也正是这套综合管理系统较以往的一大完善之处。新的系统增加了合同预审、合同审批等流程，“原来只适合业务员，需要什么数据就录进去。但数据怎么用、领导怎么用，这一块数据挖掘做得比较少。”惠跃荣说道。在使用该系统之后，将经营、财务等方面的数据串联起来，在流程框架中来完成整个业务流程。

 

　　决策层如今也可以更方便地查询各个合同的执行情况、各子公司/事业部的财务状况了。该系统实现了投标预审、合同评审、合同变更、合同收入、合同支出等数据的关联，同时整合了经营和财务数据，实现债权、债务管控。

 

　　此外，通过数据整合，查询统计等功能为各级管理者及时、准确地展现各种管理指标，从而帮助决策者做出正确决定。

 

　　移动设备的配套应用

 

　　9月底，由建研科技股份有限公司开发的EIS Mobile也将正式投入应用。这是一款适用于iOS系统、安卓系统的移动应用，针对移动客户定制的信息系统。EIS Mobile演示版目前正在试用中。

 

　　当企业某个流程需要总经理签字审批，遇上总经理出差在外，并不总是随身携带手提电脑，EIS Mobile为其提供了极大的便利。总经理只需要打开智能手机，点击其中的某个应用程序，便可以通过严谨的流程管理完成某项业务。

 

　　安装了移动信息门户之后，企业新闻、通知、财务状况等最新信息便可以通过推送的方式展现在智能手机中。

 

　　通过移动流程和预警，经手机号码、系统用户名及密码识别无误后，应用中便会详细地列出该领导需要完成的审批条目。倘若下载了该应用，一旦出现一个职责内需要审批的流程，便会像QQ一样给出提示，随时提醒领导需要处理的事务。

 

　　预警系统则主要是公司财务方面的提醒，如此一来，公司财务方面一旦出现收支不平衡的问题，能第一时间获知并寻找解决方案。EIS Mobile的另一个应用是领导驾驶舱，领导能够通过此应用看到公司的财务状况、合同额明细、坏账情况。也可以通过定制，项目经理在此平台基础上结合自身需求增加模块。

 

　　目前，在试用阶段初期，用户已对此表现出非常大的兴趣。“软件项目的开发必须注重用户体验，分析如何通过易用性提高工作效率。易用性对用户满意度的提升非常重要。”谈到项目实施过程中的经验，惠跃荣说。（wy）