镜片企业ISO文件：体系文件控制程序

　　 1.主题内容与适用范围

　　对质量管理体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废全过程进行控制，确
保需要文件的场合均能得到文件的有效版本。
适用于公司质量管理体系文件和相关的外来文件的控制。
 

　　2.引用标准及文件

　　《质量手册》
 

　　3. 术语及定义

　　无

　　4.职责

　　4.1办公室负责质量管理体系文件和外来文件的总体控制。
　　4.2各部门负责本部门使用的质量管理体系文件的控制。
 

　　5.工作程序

　　  5.1文件的分类

　　5.1.1本公司质量管理体系文件按受控状态分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，具有执行性；如：本公司质量管理体系文件、技术文件、与质量有关的外来文件、提供给认证机构的文件均为受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如提供给顾客或咨询公司的文件。
　　5.1.2本公司质量管理体系文件按文件内容分为质量手册、程序文件、工作文件和记录，其层次结构如下：

　　第一级文件：《质量手册》（包括质量方针、质量目标）
　　第二级文件：《程序文件》
　　第三级文件：《作业文件》
　　第四级文件：《记录》
　　5.1.3外来文件包括国家或政府主管部门发布的各类法律、法规、条例及顾客提供的图纸或其他技术文件。

　　  5.2质量管理体系文件的控制

　　5.2.1编制与审批

　　a) 质量手册由管理者代表负责组织编写和审核，公司总经理批准；
　　b) 程序文件由程序涉及的主要职责部门（见附录：职责分配表）负责编写和审核，
管理者代表批准；
　　c) 工作文件由各相关部门负责编写和审核，管理者代表批准；
　　d) 在每年的管理评审或组织架构发生重大变化时，质保科对质量管理体系文件的充分性和可操作性进行评价，并提交各部门负责人、管理者代表、公司总经理讨论，提出相应的改善要求和评价结论。质保科根据改善要求进行文件修改或更新，并再次得到审核批准。
 

　　5.2.2文件标识

　　受控的质量手册、程序文件、工作文件和外来文件在封面加盖“受控”文件专用印章，正本（原稿）上不盖章；非受控的质量管理体系文件封面均加盖“非受控”文件专用印章。

　　5.2.3文件的编码规定
　　5.2.3.1各部门编写的质量管理体系文件，需按规定的要求进行编码，每一份文件只允许有唯一的文件编码。
　　5.2.3.2公司代号以英文字母表示，部门由汉语拼音代码表示，具体代码如下：
　　公 司：JCGX
　　品保科：PB
　　办公室：BGS
　　销售部：XS
　　生产部：SC
　　物料部：WL
　　5.2.3.3各类文件代码如下：
　　质量手册——QM
　　程序文件——CP
　　工作文件——GZ
　　记 录——JL
　　外来文件----WL
　　5.2.4编码方法
　　5.2.4.1《质量手册》的编码由公司代码JCGX、质量手册代号（QM）、编制年代（XXXX）组成，表达形式如：JCGX/QM-XXXX。

　　5.2.4.2《程序文件》的编码由企业标准代号Q、程序文件代码（GSXB）、ISO9001：2000标准章节号XX、文件序号（XX）组成，表达形式如：Q/GSXBXX-XX。
5.2.4.3《工作文件》的编码由公司代码（JCGX）、工作文件代码（GZ）、部门代码、文件序号XX组成.以品保科为例，表达形式如：JLDZ/GZ-PBXX。
　　5.2.4.4记录表格的编码由标准章节号（04-08）、记录序号（XX）组成，表达形式如：04-01。
记录序号依次为01、02、03┄┄）
　　5.2.4.5外来文件如需编码，可由外来文件代码（WL）和二位数字的外来文件顺序号（XX）组成。表达形式如：WLXX
　　5.2.5文件的发放
　　5.2.5.1管理者代表确定分发范围，确保需使用文件之部门均能得到有关文件，办公室负责受控文件的发放，并做好《文件发放登记表》。
　　5.2.5.2非受控文件的发放应由管理者代表在《文件发放登记表》上签字批准，由办公室发放并做好发放记录。
　　5.2.5.3品保科负责保管受控文件正本，列出公司《受控文件清单》。各部门保管本部门的受控文件。
　　5.2.5.4各部门应确保本部门受控文件在工作现场得到正确使用。
　　5.2.6文件的更改
　　a) 各级人员在工作中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件更改申请
表》，并经文件编制部门审核、批准人审批；
　　b) 修改建议被采纳后，由质保科负责进行文件的修改；

　　c) 更改后的文件按本程序要求进行标识、编码和发放，同时收回旧版文件销毁。
需保存作废文件的，应加盖“作废”章；
　　d) 修改页应反映出文件的最新修改状态。
　　修改状态以版次×/×表示，斜线上方为版本，依次为A、B、C┄┄，斜线下方为修改次数，依次为0、1、2、3┄┄。换版时版本应变化，少量修改（划改或换页只变动修改次数。记录表格的修改状态依次为A、B、C┄┄。
　 

　　  5.3外来文件的控制

　　5.3.1办公室负责收集和识别公司相关的法律法规等外来文件，将经识别的最新有效版本的外来文件汇总并列出《外来文件清单》。
　　5.3.2办公室负责识别外来文件的需求部门并发放，作好《文件发放登记表》。
　　5.3.3办公室负责确认外来文件是否为最新版本，并将最新版本及时发放给相关部门，并收回旧版文件。需保存作废版本时，应加盖“作废”章。外来文件每年至少应确认一次。
 

　　6.记录表格

　　6.1《受控文件清单》
　　6.2《文件发放登记表》
　　6.3《文件更改申请表》
　　6.4《外来文件清单》