论企业档案资源信息化建设存在问题与对策

 企业档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意义和历史意义。搞好企业档案资源信息化建设，就必须正确认识和注重研究解决档案资源信息化建设进程中存在的问题，企业档案资源信息化建设不是单纯工程项目，它是企业档案管理不断创新的过程，企业档案资源信息化面临着亟待解决的问题，笔者从管理角度就企业档案资源信息化建设存在问题谈一些个人之见，以求得同仁的指教。
一、企业档案资源信息化建设中存在的问题
　　1、企业领导对档案资源信息化工作的重视程度不够，没有充分认识企业档案资源信息化的重要意义和作用，企业档案资源信息化的理念还没有从根本上转变，导致了疏于指导，经费上不予以支持等问题，使企业档案资源信息化建设进程缓慢。
　　2、企业档案管理软件还不能适应本行业的性质、特点、职能不同的档案资源信息管理的要求。当前，档案管理软件品种繁多，也都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能，有的软件不适合企业档案管理，对文书档案比较适用，而对科技档案适用性较差，设计中忽视企业档案资源信息开发和利用的管理软件，如档案管理软件安全性差、速度慢等问题，还未开发出能充分使档案工作适应本行业发展需要的企业档案管理软件。
　　3、企业档案资源信息化存储技术相对落后，阻碍了企业档案资源信息化建设进程，档案管理部门基础设施较差，缺少专门的磁介质档案存储设备，数字档案对设备的依赖性较强，给电子文件和电子档案管理带来了很多难以解决的问题。数字化文件的收集、管理不同于传统的纸质文件收集归档，数字化档案的收集手段还不够规范。
　　4、档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。
二、做好企业档案资源信息化建设的基本对策
　　1、企业各级领导都要重视档案资源信息化建设工作。真正把企业档案资源信息化建设作为企业公共财富加以开发利用，树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动企业档案资源信息化建设。
　　2、企业档案资源信息化建设，重在档案管理软件的开发。要按照各行业特点，突出重点，注重应用，讲究实效，从强化管理的实际出发，开发、推广适应企业性质、特点、职能需要的档案信息管理软件，为企业档案工作人员创造出全新的工作模式，以提高工作效率。
　　3、研究解决和改进数字档案对设备信赖性过强的问题，配置高标准的磁介质档案存储设备，以解决电子文件和电子档案管理方面存在的问题。确保档案信息安全。电子文件和档案一体化管理是数字化档案归档的根本方式，主要通过计算机网络管理来完成，是一种很便捷的方式，一般应在完成逻辑归档后，把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存在存储介质上，完成物理归档，采取这种方式才可以保证数字化文件的内容、背景、原数据等信息的完整性，使其不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。如照搬纸质档案收集方式，发现问题可能无法挽救，所以必须规范数字档案收集手段，重视和做好电子文件的归档及其档案管理工作，为档案资源信息化建设提供依据，为档案信息共享打下扎实的基础。
　　4、普及信息技术知识，提高档案工作人员的整体素质。一支业务过硬的专业技术队伍，是实现档案资源现代化需要的合格人才，特别是高层次专业人才。必须大力加强对档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育，及时掌握新知识、不断扩大知识面，完善知识结构。同时，要积极引进各层次、多类型的人才，合理调整档案工作队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构。
三、镇海炼化公司档案资源信息化建设的做法
　　1、加强管理力度，完善组织机构。镇海炼化公司领导十分重视档案资源信息化建设工作，以求让档案管理跟上现代企业的发展需要，由一名公司副总经理负责主管信息工作。于1989年成立信息中心（处级单位），下设商情部、档案馆、电讯站三个科级单位。现拥有科技图书馆9万多册科技图书，400多种中外文期刊以及大量的科技标准，已经投用的电子科技图书馆可以使公司员工通过身边的电脑进行图书资料的借阅和查询。拥有文书、科技、经营、财务各类档案10余万卷，并建立了计算机档案信息管理系统，使档案查询更加方便快捷。镇海炼化公司档案馆已于1999年通过国家企业档案管理一级资格认定。
　　2、积极推行计算机管理档案，加快档案资源信息的开发利用步伐。我公司建厂三十年来，档案资源信息为企业的生产、建设、经营管理提供了大量有价值的信息。公司档案馆于1996年配置了计算机，用于档案的录入、搜索、信息传输、统计等方面，实施计算机管理有许多好处，其管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成了强大的冲击，所以，单一的原有管理模式已难以适应现时档案工作的发展要求，传统档案管理手段与计算机管理技术相融合形成的一种新型管理模式。企业档案资源信息化建设对档案的需求主要表现在两方面：
　　一是对档案资源信息的需求量增加。我公司正处于改革改制时期，各项工作包括行政、经营、销售、财务管理、项目建设、装置改造，都需要借鉴和参考大量历史记录。如果用人工方式在浩如烟海的档案中搜寻如此大量的信息，效率必然低下，而通过现代化的计算机检索便可轻松快捷地实现。目前，档案馆员工每人配有一台计算机，档案管理充分发挥计算机管理优势，案卷封面、卷内文件目录、备考表全部用计算机录入、打印，使案卷填写速度快、使用简明、规范、准确、清晰，采用计算机管理企业档案后，档案工作者从过去繁重的手工劳动中解脱出来，加速了档案资源信息的开发利用，据统计，1999年-2003年档案馆共接待利用者3226人次，利用档案19314卷次。
　　二是对档案信息需求和急切性更加突出。企业在生产经营管理中产生的档案信息需求往往是非常急切的，利用者希望在最短的时间内获得所需的档案信息。2002年5月镇海炼化局域网上建立档案主页后，实现了在公司内部档案资源信息共享，利用者通过网络便可轻松、及时、快速地在网上查阅有关档案信息，计算机的应用不仅为企业档案部门和用户带来许多便利，也扩大了档案馆的影响，档案利用由原来的被动服务变为主动服务，提高了企业职工的档案意识。随着公司生产规模不断扩大，老装置改造、新装置建设项目不断增加，设备随机文件的利用率越来越高。
推行计算机管理档案后，增强了信息流动，扩大服务领域，档案工作的服务功能得以最大的发挥。
　　 3、加强档案编研工作，使死档案变成活信息。 2003年我公司实行岗位、工资制度改革，为加强档案资源信息的开发利用工作，档案馆增设了档案编研岗位，以加强档案编研工作的有序开展。每年按计划完成2-3篇有一定深度的与生产实际紧密结合的编研成果。对不同时期、不同类型、不同用户需求，从不同的视角选取档案资料进行编研，使档案资源信息从零散到综合，从无序到有序，从无向到有向，从无效到有效，瞄准用户所需，方便各类人员对档案编研成果的利用，以满足企业发展需求。
　　4、做好ERP系统上线工作。镇海炼化公司是中石化集团公司系统内第一家确定为ERP（企业资源计划管理系统简称ERP系统）系统试点单位。经过一年零两个月的规划、设计和实施，镇海炼化ERP系统于2002年10月14日系统成功上线，实现物流、资金流、信息流“三流合一”，对促进企业提高科学管理和决策水平的优势已逐渐显现。
　　随着ERP系统的成功上线，电算化系统的形成，档案系统电子文件随之产生。以会计档案为例：在ERP系统试运行时，会计档案电子文件不但要在计算机中备份，而且打印一份有会计主管签字（盖章），按归档要求装订成册接收进馆。目前， ERP系统的电子档案还没有与公司档案管理系统连网，电算化条件下生成的会计文件的归档未能转存到档案馆管理系统的服务器上，进入档案系统数据库。如何开展和加强电子文件归档管理，加快档案资源信息步伐,是今后档案资源信息化建设工作的重点。
　　镇海炼化公司为改进和提高档案资源信息服务质量，做了大量的工作，随着公司信息化建设的不断发展，档案资源所提供的信息服务内容不断丰富和拓展，受到了公司领导和有关部门的好评。2002年2月28日，浙江省经贸委、省信息产业厅联合发文，公布了省首批12家信息化示范企业名单，我公司榜上有名，用信息化带动现代化，促进企业更加快速健康地发展，使之更好的地发挥信息建设的示范作用。
 
结束语
　　随着信息技术的迅猛发展和在企业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，而且是对档案工作也提出了新的挑战和发展机遇。加强企业档案信息化建设，是企业档案管理适应时代和社会发展的必然选择，是企业档案管理现代工业化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。因此，要立足现在，着眼未来，积极创造条件，充分利用先进技术与手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法。推进档案资源信息化建设进程，促进档案事业持续健康快速发展，为加快企业发展和现代化建设服务。作者：镇海炼化公司 胡爱娟